Preparando Minutas de Reuniones

Saludos de Nuevo. Espero que todo marche bien.

La semana pasada, un asociado postdoctoral sugirió que escribiera algo sobre cómo preparar minutas de reuniones de comité. Dijo que como estudiante de posgrado frecuentemente tenía que preparar minutas, pero no sabía cómo hacerlo.

Las minutas de una reunión son el reporte escrito de lo que ocurrió. He preparado minutas y editado minutas que otros han preparado.

Basada en mi experiencia, aquí hay algunas sugerencias para preparar minutas:

• Revisen minutas de reuniones previas del comité. Asi pueden ver qué formato y nivel de detalle es típico del comité.
• Por supuesto, tomen notas durante la reunión. De ser apropiado, utilizen una grabadora.
• Anoten los tiempos de inicio y fin de la reunión. Incluyan estos tiempos en la minuta.
• Anoten quien asistió, y enlisten los nombres en las minutas. Para ayudar, quizá circulen una hoja de firmas.
• Escriban las minutas poco tiempo después de la reunión, mientras la memoria esta aún fresca.
• Escriban las minutas en orden cronológico. Las minutas deben resumir la reunión de principio a fin.
• Incluyan todas las decisiones que fueron tomadas. Por ejemplo, si hubo una votación, digán qué moción fue votada, y el numero de votos.
• Presenten lo que sucedió claramente. Así, la gente que se perdió la reunion podrá saber que sucedió, y las minutas pueden servir como un registro para uso posterior. 

El internet también contiene algunos consejos para escribir minutas. Aunque los consejos están enfocados para negocios, muchos pueden aplicar a las reuniones en el área de la investigación.

Deseándoles una semana—Barbara